About the Opportunity

Dar soporte al gerente y supervisores en temas administrativos relacionados con las compras de materiales, insumos y productos requeridos en el centro de trabajo, seguimiento a pagos y control de facturas y entregas de materiales al sitio, apertura de nuevos proveedores, administración del sistema de finanzas y constante comunicación con gerente, supervisores y proveedores para garantizar que todo esté en tiempo y forma disponible para la operación. También da soporte en temas logísticos y de gestión de procesos administrativos y de finanzas a gerente y supervisores.

 

Responsibilities

Seguimiento en línea directa con contraloría:

• Búsqueda de nuevos proveedores.

• Alta de proveedores (solicitud de información, llenado de formularios, autorización por parte del gerente, subir información a plataformas de finanzas y control de gastos)

• Recepción y seguimiento de facturas.

• Programación y envío de control de pagos de facturas de manera semanal. (Facturas de Operación, Facturas de Capex, Reembolsos, Anticipos de viaje y Petty Cash de empleado)

• Envío de correo para autorizaciones de pagos.

• Envío de comprobante de pago a proveedores.

• Seguimiento de Complemento de pago de proveedores

• Actualización de información de proveedores (solicitud de documentos, llenado de formulario).

Seguimiento a Capex

• Dar seguimiento a la liberación del proyectos.           

• Verificar que esté dado de alta, si no, recabar información y solicitar su alta, actualizar cotizaciones, enviar órdenes de compra y solicitar facturas.

• Envío de control de pagos de Capex y autorización de pagos de facturas.

• Envío de comprobante de pago y recepción del complemento de pago.

• Realizar la ficha técnica que contenga la información de las facturas pagadas, fotografías del proyecto, archivo de integración para actualizar montos de acuerdo al tipo de cambio de la fecha en la que se pagó.

Soporte administrativo para empleados

• Reembolsos y Anticipo de viaje

• Compra de vuelos

• Realizar reservas de Hospedaje Nacionales/Internacionales

Soporte en eventos de la compañía

• Coordinar comidas para eventos y/o reuniones

• Apoyo en organización de eventos

   

Candidate Profile

• Licenciatura terminada: adminstración o afín
• Inglés avanzado
• Experiencia en posiciones similares: 3 años
• Manejo de ERP
• Excel
• Trabajo en equipo
• Trabajo autónomo bajo objetivos.
• Planeación y organización de prioridades